GHID INFIINTARE ONG

Dragi vizitatori, am reactualizat ghidul de infiintare ONG pentru a facilita eforturile dumneavoastra in cazul constituirii unui ONG. Daca sesizati unele greseli sau unele incompatibilitati in acest ghid, va rugam sa ne contactati imediat pentru a aduce modificarile necesare.

Va multumim anticipat pentru sustinere si va uram succes in demersurile facute pentru infiintarea organizatiei dumneavoastra!

GHID PRACTIC
pentru
INFIINTAREA ASOCIATIILOR
in baza O.G. 26 / 2000 privind asociatiile si fundatiile

1. Introducere
Consideram ca cei care citesc acest ghid s-au decis deja sa infiinteze o asociatie, deci nu mai e nevoie de prezentari introductive cu privire la definitia, clasificarile, natura si rolul ONG-urilor in general si a asociatiilor in special, nici cu privire la utilitatea pe care o pot avea pentru membri si pentru societate. Prin urmare vom intra direct in subiectul infiintarii asociatiilor de catre persoane fizice.

Precizam ca infiintarea fundatiilor, infiintarea federatiilor, infiintarea filialelor asociatiilor, precum si infiintarea asociatiilor unde membri fondatori sunt (si) persoane juridice, desi decurge asemanator, are anumite particularitati, si nu face obiectul prezentului ghid. De asemenea, nu fac obiectul acestui ghid organizatiile cu regim prevazut de legi speciale, dar carora le este aplicabila si OG 26 / 2000 privind asociatiile si fundatiile, cum e de exemplu cazul cluburilor sportive ( pentru a caror infiintare Legea 69/2000 impune reguli procedurale suplimentare fata de cele prevazute de OG 26 / 2000).

Inregistrarea unei asociatii ( in baza actualei legislatii din domeniu, adica Ordonanta Guvernului nr. 26/2000 privind asociatiile si fundatiile, aprobata cu modificari prin Legea 246/2005, cu modificarile ulterioare), ii descurajeaza pe multi aflati la inceput de drum in sfera non-profit, care isi inchipuie ca nu au nici o sansa sa se descurce singuri, fara a apela la serviciile scumpe ale unui profesionist al dreptului si a cheltui sume importante. Totusi, cu ajutorul acestui ghid, consideram ca nu este atat de greu si ca cei interesati pot reusi sa duca singuri la bun sfarsit in conditii multumitoare de la A la Z infiintarea unei asociatii, chiar daca nu au avut nici o tangenta pana acum cu asemenea probleme, fara a trebui sa apeleze la noroc, la “relatii” sau la mijloace imorale sau ilegale, si fara sa consume atat de mult timp, nervi sau bani cum ar fi tentati sa isi inchipuie inainte de a studia prezentul ghid.

Prezentam in continuare un ghid practic de inregistrare / infiintare din punct de vedere juridic a unei asociatii, destinat publicului, dar care poate fi util si celor cu anumita experienta juridica, dar nespecializati pe acest domeniu. Este o a doua editie, prima fiind publicata de asociatia noastra la sfarsitul anilor `90, tratand procedura prevazuta de legislatia ONG anterioara (Legea 21 / 1924, in vigoare pana in primavara anului 2000).

Acest ghid este un manual scris pe baza unei experiente de peste 17 ani in sfera non-profit, utilizand informatiile culese de la multe ONG-uri, din literatura de specialitate (foarte modest reprezentata cantitativ si calitativ), din practica judecatoreasca (=”jurisprudenta”), si mai ales experienta dobandita direct cu ocazia implicarii in inregistrari sau modificari de statut la zeci asociatii, fundatii si federatii carora Clubul de Cicloturism “Napoca” (CCN), consecvent obiectivelor asumate in domeniul promovarii dezvoltarii societatii civile, le-a acordat gratuit nu doar consultanta ci si asistenta directa gratuita la inregistrare, prin conducerea sa executiva si / sau membrii CCN cu pregatire juridica.

Prezentul ghid este rezumativ si se refera la elementele cele mai importante si cazurile cele mai tipice, neputand inlocui in totalitate cunoasterea si intelegerea legislatiei actuale in vigoare cu relevanta in acest domeniu ( in principal Decretul 31 / 1954 privind persoanele fizice si persoanele juridice, OG 26 / 2000 privind asociatiile si fundatiile si Regulamentul privind Registrul National ONG aprobat prin Ordinul Ministrului Justitiei nr. 954 / 2000), si nici cunoasterea practicii instantelor judecatoresti pe aceasta tema, in special la nivelul instantei in circumscriptia careia urmeaza sa aiba sediul social principal asociatia (deoarece practica este inconstanta in spatiu si in timp, fiind adesea diferita de la o instanta la alta, de la un judecator la altul, de la un grefier la altul, si uneori aceeasi persoana isi modifica opiniile si modul de lucru de la o saptamana la alta, chiar daca nu s-a modificat deloc cadrul normativ…)

De asemenea, subliniem ca informatiile sunt actuale si corecte din punct de vedere juridic la momentul finalizarii redactarii ghidului (25 ianuarie 2010), dar in timp pot sa nu mai fie valabile (in principal din cauza modificarilor legislatiei). Mai subliniem ca nu ne putem asuma raspunderea juridica cu privire la valabilitatea / eficacitatea si eficienta practica a diverselor sugestii, nici macar la momentul editarii ghidului, din cauza existentei unei practici judecatoresti neunitare in spatiu si in timp, asa ca utilizarea ghidului trebuie facuta pe proprie raspundere si eventuale probleme intampinate nu pot fi imputate autorului sau editorului, dar ne bucuram sa ni le semnalati si va multumim anticipat.

2. Pregatiri

In primul rand trebuie sa existe minim 3 oameni interesati de infiintarea asociatiei, care sa aiba “capacitate deplina de exercitiu a drepturilor civile” (ceea ce inseamna in principiu sa aiba 18 ani impliniti si sa nu fie “pusi sub interdictie” prin hotarare judecatoreasca – asa cum e cazul celor cu dizabilitati psihice grave, ce au un tutore desi conform varstei ar trebui sa nu mai aiba nevoie de un reprezentant legal). De precizat ca minorii casatoriti au si ei capacitate de exercitiu deplina, ca si cum ar fi implinit 18 ani. Unii considera ca si minorii cu varsta de 14-18 ani (sau numai de 16-18 ani) ar putea deveni membri ai unei asociatii ( dar nu si in organele acesteia de conducere si control), dar chestiunea ridica multe probleme si limitari si din motive practice e bine de evitat, daca nu este cu adevarat necesara prin natura asociatiei ce se doreste a fi infiintata. De asemenea, e de amintit ca legislatia actuala nu mai impune nici o conditie legata de cetatenie, domiciliu sau resedinta sau drept de munca, deci si cetatenii straini si apatrizii pot fi fondatori de asociatii in Romania, daca nu s-a instituit contra lor vreo restrictie speciala in acest sens.

Cei care doresc sa infiinteze asociatia trebuie sa cada de acord, macar cu aproximatie sau in mai multe variante de lucru, cu privire la scopul asociatiei, obiectivele acesteia, mijloacele / activitatile prin care ar urma sa se actioneze pentru atingerea scopului si obiectivelor si denumirea pe care ar urma sa o poarte asociatia. De asemenea, ar fi bine sa constientizeze ce caractere / tipuri de asociatie exista si care s-ar potrivi dorintelor lor. Nu este obligatoriu dar este recomandabil ca aceste caractere sa fie constientizate din start, si e bine sa fie mentionate si in actele oficiale de infiintare. Astfel, o asociatie poate fi militanta si / sau de servicii si / sau de loisir; poate fi in beneficiu public si / sau in beneficiu mutual; poate fi de nivel local, regional, national sau international ca provenienta a membrilor si / sau ca zona de actiune, poate fi deschisa sau inchisa, poate fi numai pentru persoane fizice sau mixta, poate desfasura sau nu activitati economice (aducatoare de venituri), poate fi partizana sau echidistanta politic, poate sa aiba sau nu subdiviziuni teritoriale sau de alta natura ( filiale, sucrusale, sectii etc.), cu sau faca personalitate juridica etc.

De asemenea, cei care doresc sa infiinteze asociatia trebuie sa cunoasca si sa inteleaga implicatiile infiintarii unei asociatii non-profit cu personalitate juridica – faptul ca vor trebui sa aloce o anumita cantitate de timp si de resurse materiale ( munca si / sau bani si / sau bunuri), ca a fi fondator si membru al unei asociatii implica si costuri si anumita raspundere morala si juridica, ca implica drepturi si obligatii, ce pot insemna diverse avantaje si dezavantaje etc.

Astfel, in cunostinta de cauza, cei decisi sa infiinteze asociatia vor redacta proiectul / draftul de act constitutiv si de statut (conform modelelor din ANEXA 1 si ANEXA 2, consultand si cerintele legale ce se regasesc in actele normative specifice, cum este OG 26 / 2000 si Decretul 31 / 1954, redate in extras in ANEXA 14 si ANEXA 15). Cei care au nelamuriri pot desigur sa se inspire din actele constitutive si statutele unor ONG cu activitate similara si / sau sa ceara sfatul unora priceputi la asemenea lucruri ( alte ONG, centre de resurse sau asistenta ONG, eventual notar sau avocat cu experienta in domeniu).

3. Demersuri preliminare si de informare
Trebuie prospectat unde ar putea fi in principiu declarat sediul viitoarei asociatii. Cel mai simplu e sa fie declarat – cel putin initial – la domiciliul unuia dintre fondatori, preferabil la unul din viitoarea conducere, care sa fie proprietar al acelui spatiu, sau in relatii bune cu proprietarul, si ideal e sa nu fie un spatiu ipotecat, sa nu mai fie declarat acolo sediul altei persoane juridice, si sa nu fie intr-o locuinta dintr-un imobil cu mai multe locuinte, ca sa nu fie probleme cu obtinerea acordului vecinilor si / sau asociatiei de proprietari.

Daca totusi, in lipsa unei alternative mai favorabile, sediul se doreste a fi declarat intr-o locuinta dintr-un condominiu (cladire cu mai multe locuinte), este bine de “pregatit terenul” prin discutii cu asociatia de proprietari si cu venicii cu pereti comuni, iar in caz de reticente sa li se dea eventual asigurari ca asociatia nu va desfasura la sediu activitati de relatii cu publicul sau alte asemenea care ar putea modifica natura si destinatia principala a respectivei locuinte sau produce alte inconveniente semnificative celorlalte persoane care locuiesc in acel imobil.

Daca nici aceasta varianta nu pare fezabila sau daca exista relatii apropiate cu vreo persoana juridica, sau resursele necesare pentru o dobandire contra cost a dreptului de a utiliza ca sediu un anumit spatiu, se poate propsecta daca si in ce conditii titularul acelui spatiu ar accepta ca sediul viitoarei asociatii sa fie declarat acolo…

E bine sa se caute un avocat care sa nu ceara onorariu prea mare pentru atestarea avocatiala a actelor constitutive la ONG-uri, daca acele acte sunt deja bine redactate. Se pot si autentifica notarial, la un notar public, dar de regula notarii au onorarii mai mari decat avocatii, si au bareme de onorarii minime obligatorii, pe cand la avocati nici breasla lor nici autoritatile nu le-au impus onorarii minime, asa ca sunt sanse sporite de a gasi un avocat binevoitor care sa se ocupe de actele constitutive pentru cateva zeci de lei, sa nu ceara sute… Desigur, nu este exclus cu ceva efort si noroc sau pe baza de relatii personale sa se obtina si ceva “pro bono”, adica o gratuitate, un gest caritabil din partea unui avocat care accepta sa ajute in acest mod la infiintarea asociatiei.

E bine sa se intereseze cineva la judecatoria de circumscriptia careia tine viitorul sediu cu privire la locul unde si orarul in care va trebui mers pentru efectuarea formalitatilor si ce anume documente vor fi necesare. Cum stim de ce judecatorie apartine viitorul sediu? Competentele teritoriale sunt stabilite prin lege. In majoritatea oraselor (nu doar in resedintele de judet) exista judecatorii, iar in Bucuresti exista cate o judecatorie pentru fiecare sector. Comunele sunt arondate de regula judecatoriei din orasul cel mai apropiat. In practica, circumscriptiile judecatoriilor pot fi consultate si pe site-ul Ministerului Justitiei – Portalul instantelor de judecata ( portal.just.ro ) unde, pe harta afisata, se da click pe judetul si apoi judecatoria care se banuieste a fi competenta, sau se acceseaza sectiunea “atlas judiciar” http://portal.just.ro/AtlasJudiciar.aspx , care are functie de cautare.

Trebuie aflat concret la ce camera functioneaza registratura judecatoriei si ce orar are. E de stiut ca judecatoriile au registraturile deschise de regula numai cateva ore pe zi, de obicei dimineata. Pe site-ul de Internet mentionat ( portal.just.ro ) sunt indicate si adresele judecatoriilor si de regula si camera la care functioneaza registratura si orarul ei de lucru cu publicul, desi aceste ultime informatii nu sunt totdeauna disponibile si / sau actuale, asa ca o vizita la sediul instantei respective este recomandabila din aceasta faza pregatitoare, atat pentru verificarea acelor informatii cat si pentru familizarizare cu respectivul mediu, care unora care nu au mai avut de a face cu justitia le creeaza o stare de stres la primul contact.

De asemenea e bine de aflat, inca din acest stadiu initial, cate exemplare originale si / sau copii legalizate din “actele constitutive” ( = “statut” si “act constitutiv”) pretinde respectiva judecatorie a se depune in total la dosarul asociatiei care sa doreste sa fie constituita. Acest fapt este afisat la registratura sau trebuie intrebat “judecatorul de serviciu”. Acesta are de obicei ghiseu / birou in / langa registratura si ar trebui teoretic sa fie perfect informat in aceasta privinta. Uneori insa judecatorul de serviciu nu este suficient de informat si la randul sau se intereseaza sau ii trimite pe cei interesati sa intrebe asemenea lucruri la judecatorul sau grefierul care se ocupa de obicei de probleme legate de asociatii si fundatii. In mod normal judecatoriile cer intre 4 si 6 exemplare din statut si din actul constitutiv in original, sau doua in original si celelalte ca si copii legalizate – dar pot fi judecatorii care solicita mai multe sau mai putine. Este bine de intrebat cu aceasta ocazie si ce acte doveditoare pretinde / accepta respectiva judecatorie pentru dovada sediului asociatiei, pentru ca si in aceasta privinta exista interpretari diferite de la o instanta judecatoreasca la alta…

4. Obtinerea dovezii disponibilitatii denumirii
E nevoie ca denumirea care se doreste sa fie data asociatiei ce urmeaza sa fie infiintata sa nu fie deja folosita de alta organizatie, ca sa nu apara confuzii. Nu trebuie sa cerceteze acest lucru cei care vor sa o infiinteze, ci o face Ministerul Justitiei, la cererea lor, si emite o “dovada a disponibilitatii denumirii” si totodata rezerva acea denumire pentru timpul necesar in mod normal infiintarii asociatiei, ca sa nu apara probleme (de genul ca altcineva, fara stiinta sau cu intentie, face un demers similar mai rapid, si cei care au avut initiativa constituirii asociatiei se trezesc ca nu pot sa ii obtina personalitatea juridica cu denumirea dorita sau, mai rau, sa apara in aceeasi perioada doua noi asociatii, cu acelasi nume).

Desi legea permite existenta mai multor asociatii sau alte ONG cu denumiri asemanatoare, e bine ca denumirea asociatiei sa nu fie prea apropiata cu a altei asociatii. In acest sens, Ministerul Justitiei verifica si transmite odata cu dovada cu privire la disponibilitatea denumirii si denumirile asemanatoare pe care le are in evidenta. Pentru operatori economici, eventuale denumiri asemanatoare se pot verifica la Oficiul Registrului Comertului, fiind bine sa nu semene denumirea viitoarei asociatii nici cu cea a unei societati comerciale sau altui operator economic…

A se tine cont ca nu este permisa folosirea, in denumirea unei asociatii, a unui cuvant sau a unei expresii protejate de legislatia privind proprietatea industriala (“branduri”, denumiri protejate la OSIM). Ministerul Justitiei insa nu se va sesiza si judecatoria probabil nu va refuza inscrierea asociatiei, pentru ca oricum probabil nici nu este informata in acea privinta, dar asociatia se poate trezi apoi cu un proces cu titularul dreptului asupra acelei denumiri protejate si poate fi obligata sa isi schimbe denumirea si sa si plateasca despagubiri, cheltuieli de judecata etc.

Tot pentru evitarea confuziilor, este in mod expres interzisa de lege folosirea, in denumirea asociatiilor, a unor cuvinte sau expresii care pot sugera ca ar fi vorba de o autoritate sau institutie publica ( de exemplu cuvinte ca “minister”, “guvern”, “primarie”, “directia judeteana de…”, “autoritatea…”). E de stiut, de asemenea, ca denumirea trebuie sa fie de asa natura incat sa nu poata crea confuzii cu privire la natura organizatiei, adica sa nu para, din cauza denumirii, ca ar fi fundatie sau federatie daca ea este de fapt asociatie, si nici sa nu para a fi sindicat, patronat, cult, asociatie de proprietari sau alta asemenea categorie speciala de organizatii non-profit care au legi speciale de organizare, altele decat Ordonanta 26/2000, si nici sa nu para societate comerciala sau alt tip de operator economic.

Nu este obligatoriu ca denumirea sa fie “Asociatia….”, teoretic se poate numi si “Clubul…”, “Grupul….”, “Societatea….”, “Cercul…”, “Uniunea….” etc. daca sunt respectate regulile anterior amintite. ( Asa cum si o societate comerciala poate fi intitulata “institut” sau “centru”- dar tot o “S.C.” ramane). Oricum, forma juridica va fi de asociatie, si in formulare oficiale va trebui trecut in asemenea cazuri “Asociatia <> sau “Asociatia <> “, de aceea este recomandabil din motive practice ca denumirea asociatiei pe care o infiintati sa contina si sa inceapa cu cuvantul “Asociatia”.

Ca prim pas practic, trebuie platita, pentru obtinerea de la Ministerul Justitiei a “dovezii de disponibilitate a denumirii”, o taxa de 5 lei. Numarul contului si modul si locurile in care poate fi platita este afisat la Judecatorie sau trebuie intrebat acolo. Unde si cum se poate achita taxa respectiva? Intr-un cont al statului (203601508609468 avand titlul „Alte venituri ale bugetului de stat” – a se verifica insa daca mai este
actual sau au intervenit din nou modificari….). Cel mai simplu este sa se plateasca in numerar, la ghiseul unei institutii care face asemenea incasari (oricare unitate de Administratie a Finantelor Publice si / sau Trezoreria Statului – a se verifica insa daca nu au intervenit din nou modificari….).

In a doua faza se completeaza, pe formularul-tip (redat in ANEXA 3), cererea de emitere de catre Ministerul Justitiei a dovezii de disponibilitate de denumirii asociatiei care se doreste a fi infiintata. Este posibil sa se solicite simultan verificarea si rezervarea mai multor denumiri, inaintand pentru fiecare o cerere distincta si platind taxa aferenta. Cererea are si rol de a rezerva pe o perioada de 3 luni acele denumiri, in sensul ca nu le poate folosi altcineva in acel interval.

Cererea (sau cererile) se depune, avand anexata in original dovada de plata a taxei de 5 lei / cerere, la Ministerul Justitiei. Fie prin posta ( Ministerul Justitiei, str. Apolodor nr. 17 sector 5 Bucuresti), fie direct la registratura ministerului ( atentie la orar, care se mai modifica din timp in timp….). Cel mai sigur este sa se faca depunerea prin registratura, pastrand un duplicat al cererii, pe care sa fie stampila de registratura a ministerului, cu numarul si data inregistrarii cererii.

Daca nu e nimeni din Bucuresti sau nu are drum prin Bucuresti cineva dintre initiatori sau o persoana de incredere, se poate recurge la trimiterea prin posta sau serviciu de curierat. Se poate si prin scrisoare simpla, dar mai sigur (insa mai lent!) e prin scrisoare recomandata cu aviz de primire, sau si mai bine ca “scrisoare cu valoare declarata” ( stiu cei de la Posta care e procedura… se merge cu plic deschis…) sau serviciu asemanator oferit de firmele de curierat rapid.

Ministerul Justitiei trebuie sa trimita raspunsul, in scris, prin posta, la adresa indicata, in termen de 3 zile de cand a primit cererea. Se poate opta, cu ocazia depunerii cererii, si pentru ridicarea personala a raspunsului de la sediul ministerului (dar nu prea merita mers inca o data pana acolo, decat daca e cineva din Bucuresti sau are drum pe la minister…). Raspunsul ministerului va contine / consta intr-o “dovada de disponibilitate a denumirii” ( a se vedea modelul din ANEXA 4) care are si rol de confirmare a rezervarii temporare a acelei sau acelor denumiri pentru viitoarea asociatie.

5. Obtinerea cazierelor fiscale ale viitorilor membri fondatori
Trebuie obtinut de catre fiecare dintre cei care doresc sa devina membri (fondatori) ai asociatiei certificatul de “cazier fiscal” propriu, de la Administratia Finantelor Publice de care apartine fiecare (in functie de domiciliu).

Ca procedura, se percepe o taxa de 20 lei ( a se verifica daca nu intervin modificari), care se plateste la Trezoreria Statului, se depune o cerere pe un formular-tip (care se primeste la ghiseul / camera unde se depune cererea, dar ar trebui sa poata fi gasit si pe pagina de Internet a respectivei Administratii a Finantelor Publice sau pe pagina ANAF), iar emiterea cazierului se face in principiu pe loc.

Cererea trebuie depusa personal (sau printr-un imputrnicit cu procura speciala notariala) si insotita de dovada achitarii taxei amintite si copie a actului de indentitate a solicitantului.

Atentie la faptul ca aceste caziere fiscale au valabilitate limitata in timp – 30 de zile – asa ca trebuie solicitate aproximativ in aceeasi perioada si destul de aproape de data preconizata pentru infiintarea asociatiei, pentru a evita riscul ca intre timp sa expire vreunul…

Necesitatea de a obtine si prezenta cazierul fiscal pentru fondatorii unei asociatii este prevazut de Ordonanta Guvernului nr. 75/2001 privind organizarea si functionarea cazierului fiscal, aprobata prin Legea 410 / 2002, cu modificarile ulterioare, si are un rol asemanator cu cel al cazierului judiciar, doar ca nu se refera la comiterea de infractiuni, ci la fapte ilegale in domeniul fiscal.

Trebuie precizat ca se pare ca mai exista unele judecatorii care “uita” sa ceara si cazierele fiscale ale fondatorilor, dar nu e bine sa te bazezi pe noroc si sa speri ca nu se vor cere, desi legea prevede…

6. Constituirea oficiala a asociatiei
6.1 Precizari generale
Se face “adunarea generala de constituire”, o sedinta la care trebuie sa participe (personal sau prin reprezentare) toti cei care doresc sa devina membri fondatori ai asociatiei. Toti trebuie sa aiba la ei actul de indentitate si cazierul fiscal in termen de valabilitate ( cine nu are cazierul fiscal sau are unul expirat, nu poate deveni membru fondator, dar se pot inscrie ulterior in asociatie, caci la aderarea ulterioara nu e nevoie de acest document si nici de alte formalitati care sa implice autoritatile publice, nici de documente legalizate, autentificate sau atestate…).

Participare “prin reprezentare” la adunarea generala de constituire (si la orice alta sedinta) inseamna ca cineva nu este fizic prezent, dar a incheiat cu o alta persoana un contract de mandat in scopul de a fi reprezentat acolo. Concret inseamna ca s-a inteles cu respectivul sa il reprezinte si s-a consemnat acest lucru intr-un document numit “procura speciala”, intocmit la un notar public sau echivalent al acestuia (ex. agent diplomatic, comandant de nava sau secretar de comuna abilitat sa autentifice declaratii unde nu exista notari publici etc.), astfel ca din punct de vedere juridic cel reprezentat conteaza ca fiind prezent, desi de fapt prezent este reprezentantul sau. Putem spune metaforic ca cel reprezentat vorbeste prin gura reprezentantului si semneaza prin mana acestuia. In acest caz reprezentantul trebuie sa aiba asupra sa propriul act de identitate si procura speciala in original, precum si o copie a actului de identitate a celui reprezentat si cazierul fiscal al acestuia, in original.

In aceasta “adunare generala de constituire”, cei care infiinteaza asociatia ( “membrii fondatori” – minim trei, dar cel mai bine, din motive practice, ceva mai multi) declara constituita asociatia (formata deocamdata din ei), adopta statutul, constituie patrimoniul initial, aleg o conducere si eventual si un organ de control, desemneaza (in principiu din randul lor) persoana (sau persoanele) imputernicite pentru atestarea actelor constitutive si efectuarea procedurilor de obtinere a personalitatii juridice a asociatiei. Toate acestea se consemneaza in scris, in procesul-verbal al sedintei, care poate fi totodata “actul constitutiv” al asociatiei, nefiind nevoie de doua documente separate.

“Actul constitutiv” si “Statutul” se intocmesc in minim 7 exemplare originale ( a se vedea modelele din ANEXELE 1 si 2) si se semneaza de toti membrii fondatori, fiecare exemplar in parte. Se cere precizarea numelui si prenumelui / prenumelor fiecaruia si domiciliul (nu “resedinta” – numita in trecut “domiciliu flotant”!), asa cum sunt ele in cartea de identitate sau actul echivalent ( pasaport, carte de identitate provizorie….). Recomandabil este sa se treaca si seria si numarul de carte de identitate ( sau act de identitate echivalent) si codul numeric personal (CNP). La cei prezenti prin reprezentare se trec si datele personale ale reprezentantului, si ale celui reprezentat ( si se anexeaza procura speciala notariala a reprezentantului), de semnat semneaza desigur reprezentantul ( dar o face pentru cel reprezentat, nu pentru sine).

6.2 Precizari cu privire la membrii asociatiei (fondatori respectiv care se vor inscrie ulterior) Asociatia poate (dar nu trebuie) sa aiba mai multe categorii de membri. “Membri fondatori” pot fi o categorie speciala distincta de membri ( cu drepturi si obligatii care sa difere de cele ale altor categorii), dar poate fi doar o notiune care desemneaza membrii asociatiei la momentul infiintarii ei, fara a se crea o categorie separata si fara ca acestia sa aiba alte drepturi sau obligatii fata de persoanele devenite membri in asociatie ulterior infiintarii ei ( si care trebuie sa parcurga procedura prevazuta in statut – de regula sa formuleze o cerere de inscriere, care trebuie analizata si aprobata de organul de conducere care are atributia de a primi noi membri), astfel ca ulterior nu mai are vreo relevanta practica o asemenea distinctie intre fondatori si cei deveniti ulterior membru. Desi legea nu o impune expres, prin specificul democratic prin definitie al unei asociatii non-profit, normal este ca toti fondatorii sa aiba drepturi egale (altfel decat la firme, unde drepturile asociatilor sunt de regula diferite, proportional cu aportul la capital…).

De subliniat este faptul ca, daca se instituie mai multe categorii de membri ( ceea ce poate avea avantaje, mai ales la organizatii mari, dar aduce si unele complicatii organizatorice), trebuie sa fie clar din dispozitiile statutului care sunt membrii propriu-zisi / cu drepturi depline (incluzand dreptul de vot in Adunarea Generala si dreptul de a fi ales in organele asociatiei), si care nu au drept de vot si de a fi alesi, dar au totusi au o legatura juridica cu asociatia si sunt considerati membri (dar cu drepturi si obligatii mai restranse) – de exemplu pot fi “membri aderenti”, “membri sustinatori”, “membri simpatizanti”, “membri de onoare” – daca s-au instituit asemenea categorii.

Desi legea nu impune, este firesc ca toti membrii fondatori sa intre in aceeasi categorie de membri (chiar daca in statut se prevede existenta mai multor categorii de membri), si anume in cea a membrilor propriuzisi / cu drepturi depline (indiferent cum este ea denumita in statut – “membri”, “membri activi”, “membri plini” etc.).

Numarul de membri intr-o asociatie poate fi fix sau limitat, dar de regula nu exista ratiuni practice pentru o asemenea optiune si se merge pe ideea de numar nelimitat de membri. In principiu cu cat o asociatie are mai multi membri, are o reprezentativitate si o putere mai ridicata, dar exista si dezavantaje si complicatii logistice, astfel ca de regula punand in balanta argumentele pro si contra, fiecare asociatie isi stabileste si isi revizuieste periodic politica in domeniu, putand sa puna mai mare accent pe atragerea de cat mai multi membri noi, sau dimpotriva sa tempereze sau chiar sa stopeze cresterea, punand accent pe calitate mai mult decat pe cantitate.

Nu doar ca nu este obligatoriu, dar este anormal si foarte riscant sa se prevada dobandirea automata a calitatii de membru prin simpla depunere a unei adeziuni de catre o persoana care indeplineste toate conditiile prevazute in statut si eventual in regulamentele interne. Recomandabil este ca un anumit organ de conducere a asociatiei sa fie abilitat sa decida daca admite sau nu cererile de inscriere in asociatie, si este bine sa i se dea dreptul sa refuze si din ratiuni de oportunitate si de politica in domeniul “membership”-ului, nu doar pe motiv de neindeplinire a conditiilor de fond si de forma cerute de statut si de regulamentele interne pentru dobandirea calitatii de membru.

Trebuie insa multa atentie in acest domeniu, pentru ca desi o asociatie nu poate fi obligata sa primeasca pe cineva in randurile ei, refuzul nu are voie sa se intemeieze pe criterii pe care legislatia in vigoare le considera ca fiind discriminatorii si inacceptabile. In chestiuni de varsta, sex, rasa, religie, etnie, orientare sexuala si alte asemenea aspecte sensibile din punct de vedere al drepturilor omului este posibil sa se instituie conditionari, dar numai daca exista ratiuni acceptabile bine argumentate, derivand din specificul asociatiei, astfel cum rezulta din scopul si obiectivele ei statutare. Astfel, de exemplu, este firesc ca o asociatie declarata ca fiind de tineret sa prevada in statut ca membrii ei trebuie sa fie sub o anumita varsta, dar o asociatie a filatelistilor de exemplu, daca nu este prevazut in statut ca este “de tineret”, ar fi inacceptabil sa conditioneze calitatea de membru de nedepasirea unei anumite varste. La fel, o asociatie avand ca scop protectia a femeilor victime ale violentei familiale ar putea sa nu admita barbati in randurile ei, putandu-se argumenta obiectiv o asemenea masura, dar o asociatie de promovare a democratiei nu ar putea justifica vreo conditie legata de genul membrilor…

E de stiut ca a fi membru intr-o asociatie este o chestiune strict personala din punct de vedere juridic, adica este “incesibila”: nu se poate “transmite prin acte juridice intre vii” nici “pentru cauza de moarte”, nici “cu titlu oneros” nici “cu titlu gratuit” – adica nu se poate vinde, dona, da la schimb, lasa mostenire etc. si nici nu se poate prevedea in statutul asociatiei ca cineva sa devina automat membru in caz ca o alta persoana pierde calitatea de membru.

Trebuie sa existe o evidenta clara a membrilor asociatiei in fiecare moment, pe categorii (daca sunt mai multe categorii), si sa fie stabilit prin Statut (si eventual detaliat printr-un Regulament Intern) in mod concret cum se dobandeste si se pierde calitatea de membru (de o anumita categorie, daca sunt mai multe) si ce drepturi si ce obligatii revin membrilor din fiecare categorie in parte…

6.3 Precizari cu privire la organele de conducere
Exista doua organe de conducere pe care orice asociatie este obligata sa le aiba: “Adunarea Generala” si “Consiliul Director”. Ambele sunt prin definitie organe colective, adica formate din mai multe persoane. “Adunarea Generala” este organul suprem de conducere, format din toti membrii, si care trebuie sa se reuneasca cel putin o data pe an. Membrii fondatori ai asociatiei formeaza Adunarea Generala la momentul infiintarii asociatiei, prima ei sedinta fiind chiar cea de constituire a asociatiei.

A nu se face confuzii intre notiunea de “Adunare Generala” ca organ al asociatiei, si sedintele / sesiunile acestui organ, care adesea sunt numite in limbaj curent “adunare generala” ( “adunare generala ordinara”, “adunare generala extraordinara”, “a x-a adunare generala a asociatiei…”) dar cu sensul de sedinta a respectivului organ de conducere…. Astfel, Adunarea Generala ( ca organ) se convoca, isi tine sedintele, ia decizii…. pe cand “adunarea generala” ca sedinta / reuniunii a organului numit “Adunare Generala” de fapt se “desfasoara” sau “are loc” si in cadrul ei se discuta si se iau decizii de catre organul omonim.

Adunarea Generala alege in mod obligatoriu un “Consiliu Director”, care este un organ colectiv de conducere, subordonat ierarhic Adunarii Generale, care se intruneste mai des decat Adunarea Generala si care asigura luarea deciziilor intre sesiunile Adunarii Generale, in limitele atributiilor care i-au fost conferite prin statut sau i-au fost delegate de Adunarea Generala. Consiliul Director poate fi denumit ca atare sau poate purta si alta denumire (de exemplu “Comitet Director”, “Comitet de Conducere”, “Grup de Coordonare”, “Consiliu de Administratie”, “Consiliu”, “Comitet” etc. ) dar denumirea diferita nu ii modifica natura juridica de “consiliu director” astfel cum este prevazut in legislatia in vigoare.

La o asociatie mica, avand un numar foarte redus de membri, nu are rost ca numarul de membri ai Consiliului Director sa fie mai mult de trei (Uneori nici nu este tehnic posibil….), dar la asociatii cu mai mult de 10-15 membri este bine sa fie un consiliu director format din 5 persoane sau eventual 7 persoane la asociatiile cu numar mare de membri. Desigur ca pot fi si mai multi (legea nu impune vreo limita superioara), dar este nerecomandabil, pentru ca in practica pot aparea adesea probleme de cvorum de sedinta (adica sa nu se adune suficienti membri ai consiliului director si deci sa nu fie intrunita majoritatea ceruta de statut ca sedinta sa fie valabila sau ca sa poata lua decizii pe anumite teme) si de asemenea, cu cat sunt mai multe persoane, de regula durata sedintelor creste si eficienta se reduce, chiar daca exista o buna pregatire si organizare a desfasurarii ei….

Se pot institui, daca fondatorii doresc, si alte organe de conducere, suplimentar fata de Adunarea Generala si Consiliul Director, care pot purta diverse denumiri ( “Birou Executiv”, “Consiliu Operativ” etc.), caz in care este necesar ca prin Statut sa se prevada denumirea, modul lor de alegere, pozitia ierarhica si atributiile lor. In practica insa, mai ales pentru o asociatie mica, la inceput de drum, existenta mai multor organe de conducere in afara celor doua impuse de lege nu doar ca nu aduce avantaje, dar de regula este o complicatie generatoare de dificultati organizatorice si inutila, motiv pentru care nu este recomandata.

A nu se confunda organele de conducere cu cele cu rol consultativ, care nu au atributii de decizie ci doar de dezbatere si formulare de recomandari catre organele de conducere. Asemenea organe cu rol consultativ pot fi un instrument util mai ales in organizatiile cu numar mare de membri sau care activeaza in domenii foarte specializate, permitand sa se valorifice eficient in cadrul lor cunostintele unor oameni cu pregatire valoroasa dar care, din diverse motive, nu fac parte din organele de conducere, putand astfel pune accentul in cazul membrilor acestora din urma pe abilitatile manageriale, nu pe cele specifice domeniului de activitate al asociatiei.

A nu se confunda organele de conducere cu eventualele grupari functionale din cadrul asociatiei, daca se decide infiintarea unor asemenea structuri permanente sau temporare (departamente, sectii, grupuri de lucru, echipe, birouri etc.) formate din membri ai asociatiei si / sau persoane nemembre, ca voluntari si/sau ca salariati sau in alte forme juridice ale colaborarii. Pentru o asociatie cu numar mic de membri de regula nu este avantajos sa se prevada in statut si sa se infiinteze din start asemenea structuri functionale interne, dar este util sa se prevada posibilitatea constituirii lor ulterioare, prin decizie a unui anumit organ de conducere, in functie de necesitati si oportunitati.

Legea si necesitatile practice nu impun ca fiecare membru al Consiliului Director sa aiba o functie si roluri anume stabilite, distincte. Unii aleg sa aiba un presedinte si restul sa fie toti “membru al Consiliului Director” sau sa fie “vicepresedinti”, dupa cum altii aleg sa confere prin chiar structura statutara a Consiliului Director anumite atributii – de ex. vicepresedinte, trezorier, secretar etc. Pentru o asociatie mica, la inceput de drum, este de dorit sa existe stabilita prin statut in cadrul Consiliului Director functia de presedinte, restul membrilor din acest organ pot ramane cu atributii nediferentiate intre ei sau se pot imparti ulterior, temporar sau permanent, unele sarcini specifice unuia sau unor membri, inclusiv cea de inlocuire a presedintelui in caz de imposibilitate a acestuia de a isi exercita atributiile, fara sa fie nevoie de vreo decizie cu ocazia alegerii Consiliului Director.

Membrii organelor de conducere au prin definitie rolul principal de a lua decizii, in limitele atributiilor statutare, dar luarea deciziilor implica adesea si nevoia existentei unor drepturi si chiar obligatii de monitorizare si control ierarhic. In plus, la organizatiile mici, sau unde nu exista un personal executiv/staff care sa puna in practica deciziile organelor de conducere, este posibil si uneori inevitabil ca unele persoane din organele de conducere sa aiba si atributii de executie, de asigurare a administrarii curente si de punere in practica a deciziilor organelor de conducere, pentru ca altfel asociatia nu ar putea functiona.

6.4 Problema reprezentantului legal si a conducatorului executiv al asociatiei
Legislatia prevede ca reprezentant legal si conducator executiv al asociatiei este consiliul director ca organ colectiv, daca aceste atributii nu au fost date prin Statut sau prin decizie ulterioara a organelor de conducere abilitate de Statut in acest sens in sarcina anumitei persoane.

Din motive practice e util sa se decida chiar de la infiintare si sa se consemneze in statut ( ca identificare a functiei) si in actul constitutiv ( si ca nominalizare concreta) cui ii este incredintata conducerea executiva / administrarea asociatiei si calitatea de reprezentant legal al acesteia.

La asociatiile mici, nou infiintate, cu numar redus de membri (unde din motive practice nu are rost si poate nici tehnic nu e posibil sa faci o separare a conducatorului executiv de consiliul director) este bine ca aceste calitati sa fie incredintate prin statut presedintelui asociatiei.

La asociatii mai mari se poate – si este chiar recomandat – ca cel cu rol de conducere executiva a asociatiei (numit de regula “director executiv” – echivalentul “administratorului” / “CEO” / “manager” de la firme), sa fie diferit de presedinte si, mai mult decat atat, sa nici nu faca parte din consiliul director (desi poate, si de regula chiar trebuie, sa participe la sedintele consiliului director, dar nu are drept de vot). In aceste cazuri, cand exista un director executiv, exista si functia de presedinte al asociatiei, care este si presedinte al Consiliului Director, dar de regula acest presedinte nu are functie de conducator executiv / administrator si nici de reprezentant legal).

Teoretic atributii de conducere executiva se pot da permanent si mai multor persoane, dar practic nu e foarte util si da multe complicatii. De asemenea, rolul de conducator executiv poate fi incredintat unei persoane din consiliul director, alta decat presedintele (de exemplu unui vicepresedinte executiv sau secretar general), dar nu se recomanda decat daca exista ratiuni obiective serioase in acest sens ( de exemplu alegerea unui presedinte foarte prestigios dar care nu are timp pentru rol de conducere executiva).

E legal posibil – dar din mai multe motive nerecomandabil – sa se incredinteze (de la constituirea asociatiei, sau ulterior) puterea executiva si de reprezentare unei persoane care nu face parte din asociatie… Se recurge la o asemenea varianta neobisnuita doar daca nici unul din membrii consiliului director sau alti membri ai asociatiei nu au priceperea sau disponibilitatea de a asigura in bune conditii indeplinirea acestei functii, in schimb exista resurse pentru a angaja un profesionist experimentat (cu avantajul ca e un bun manager, dar dezavantajul de imagine – pentru ca nefiind membru se presupune ca in sinea lui probabil nu impartaseste neaparat ideile, principiile, valorile care i-au facut pe membri sa intre in asociatie, ci doar presteaza un serviciu, in schimbul unei remuneratii…).

Pentru flexibilitate, se poate prevedea in statut existenta functiei de director executiv, cu rol de reprezentant legal si conducator executiv al asociatiei, subordonat consiliului director si nefacand parte din acesta, cu posibilitatea ca, in mod provizoriu / temporar, cat timp asociatia are numar redus de membri si / sau resurse modeste si / sau volum redus de activitate, presedintele sa poata cumula si functia de director executiv. In acest fel nu se complica mult schema organizatorica pentru o asociatie mica la inceput de drum, dar nici nu e nevoie de modificarea statutului cand asociatia creste in numar si complexitate…

6.5 Precizari cu privire la organul de control
Organ intern de control nu este obligatoriu sa existe la asociatiile care nu au mai mult de 15 membri. Intrun asemenea caz, oricare dintre membrii asociatiei care nu face parte din Consiliul Director poate sa controleze conducerea asociatiei, ca si cum ar fi fost ales cenzor…

Daca insa din start asociatia are peste 15 membri, e nevoie de alegerea unui “Cenzor”, care poate fi unul dintre membrii fondatori ( care nu face parte din consiliul director ales), dar la nevoie poate fi si o persoana din afara asociatiei (deci altul decat membrii fondatori, cand este vorba de primul set de organe, alese odata cu infiintarea asociatiei).

Daca sunt peste 100 de membri fondatori trebuie sa existe din start “Comisie de cenzori”, cu numar impar de membri, dintre care cel putin unul sa aiba calitatea de “expert contabil” sau “contabil autorizat” (in sensul legislatiei specifice profesiei de contabil). De regula este cel mai practic sa existe o comisie din trei membri, rareori (de exemplu la asociatii mari sau cu activitate foarte complexa) se justifica un numar mai ridicat.

Cenzorul sau cenzorii trebuie sa supravegheze si verifice activitatea conducerii asociatiei pe latura financiara si patrimoniala, dar li se poate incredinta (si se recomanda sa se faca acest lucru, desi nu este obligatoriu) si dreptul si obligatia de a controla conducerea sub alte sau chiar sub toate aspectele, adica de a fi “ochii si urechile” Adunarii Generale in toate privintele, nu doar in cele legate de banii si bunurile asociatiei ( de exemplu si legat de respectarea legislatiei, a reglementarilor interne si deciziilor organelor de conducere, a obligatiilor asumate contractual, legat de oportunitatea deciziilor, de eficienta actiunilor etc.)

Daca initial (la infiintare) asociatia are un numar redus de membri, dar se estimeaza ca acesta va creste semnificativ intr-o perioada relativ scurta, este util sa se prevada in structura si chiar sa se si aleaga inca de la infiintare un cenzor sau, dupa caz, o comisie de cenzori, chiar daca la acel moment legea nu ar impune o asemenea alegere, ca sa nu fie nevoie de modificari ulterioare de statut si act constitutiv sau de notificari la autoritatile competente atunci cand numarul de membri ai asociatiei depaseste baremul de la care legea impune existenta respectivelor organe de control intern…

A se tine cont ca notiunea de “cenzor” are in cazul asociatiilor alta semnificatie decat in cazul societatilor comerciale sau altor categorii de persoane juridice, ca ei nu exercita in mod normal atributii de control financiar preventiv si nu participa la luarea unor decizii sau incheierea unor acte de catre organele de conducere si nu impart cu acestea vreo raspundere, ci doar le controleaza si raporteaza Adunarii Generale cele constatate.

De subliniat ca existenta unui cenzor sau a unei comisii de cenzori nu exclude apelul si la organe externe de control sau audit financiar sau de alta natura asupra activitatii asociatiei, la cererea asociatiei, sau a finantatorilor sau autoritatilor… Dupa cum existenta unui contract de audit extern financiar nu poate inlocui existenta si functionarea cenzorului sau comisiei de cenzori daca asociatia are un numar de membri peste limita de la care legea impune existenta respectivului organ de control intern, si nici nu exclude controlul ierarhic pe care trebuie sa il exercite organele de conducere asupra structurilor si persoanelor de sub autoritatea lor, pentru care ele raspund, in conditiile legii, atat fata de asociatie cat si fata de terti.

6.6 Precizari privind patrimoniul initial
“Patrimoniul initial” al asociatiei este “averea” cu care pleaca aceasta la drum, pentru ca nicio asociatie nu poate avea calitatea de persoana juridica daca nu are un patrimoniu propriu, distinct de cel al membrilor ei. Patrimoniul initial trebuie sa fie in valoare de cel putin un salar minim brut pe economie la data infiintarii asociatiei. In ianuarie 2010 era de 600 lei, dar aceasta valoare se modifica periodic, de obicei o data pe an, prin Hotarari ale Guvernului, preconizandu-se majorari repetate in anii viitori, motiv pentru care trebuie verificat nivelul respectiv la data la care urmeaza sa fie infiintata oficial asociatia…

Acest patrimoniu initial poate fi in natura si / sau in bani. Este preferabil sa fie in totalitate in bani, din motive procedurale, mai ales ca nu e vorba de o suma ridicata, si aceasta nu este in plus fata de cheltuielile efective de infiintare, ci acestea urmeaza sa fie facute / decontate chiar din acest patrimoniu initial. (Acest “patrimoniu initial” la asociatii are deci un regim foarte diferit de cel al “capitalului social” de la SRL-uri, capital care este o suma blocata, ce nu poate fi cheltuita pentru nevoile de la infiintare sau cele curente de functionare ale societatii respective…). In caz ca totusi se doreste constituirea patrimoniului initial (si) din bunuri, e nevoie de evaluarea lor conform legii iar actele constitutive trebuie obligatoriu autentificate de un notar public, nefiind permisa in acest caz alternativa atestarii lor de catre un avocat.

Cel mai simplu este ca fiecare dintre membrii fondatori sa subscrie o suma de bani, de regula egala, astfel incat sa se totalizeze cel putin valoarea unui salariu minim brut pe economie (600 lei la nivel de ianuarie 2010). Aceasta subscriere se va consemna in actul constitutiv…

6.7 Precizari privind eventualele activitati economice
O asociatie poate sa desfasoare, in anumite conditii si limite prevazute de lege, si activitati aducatoare de venit (comportandu-se in acele privinte ca un operator economic, cum sunt societatile comerciale), doar ca genul de activitati pe care le face “pe bani” trebuie sa fie “in stransa legatura cu scopul” asociatiei si sa aiba “caracter accesoriu”. Exista controverse cu privire la intelesul si modul de determinarea concreta exacta a acestor limite si de verificare a respectarii lor. E de stiut insa ca legislatia privind asociatiile si fundatiile nu obliga expres ca o asociatie sa precizeze in statut daca va desfasura sau nu activitati economice.

A prevedea in statut posibilitatea ca asociatia sa desfasoare activitati economice directe, chiar daca initial asociatia nu are intentii concrete imediate de a demara asa ceva, are avantajul ca evita controverse ulterioare sau nevoia de a modifica statutul, dar mai nou are dezavantajul ca ar urma sa atraga o majorare a taxelor platite la dobandirea presonalitatii juridice, desi e neclar cand si cum vor aplica in concret judecatoriile noile dispozitii in acest sens din legea insolventei, in special in cazul asociatiilor care nu au precizat in statut in mod explicit ca vor desfasura sau ca nu vor desfasura asemenea activitati.

7. Atestarea avocatiala a actelor constitutive
Persoana desemnata prin actul constitutiv sa se ocupe de obtinerea personalitatii juridice a asociatiei (sau persoanele, daca au fost desemnate mai multe) se va adresa avocatului in prealabil identificat ca favorabil (ca locatie, orar si… onorar), avand asupra sa actul de identitate si toate exemplarele originale de statut si act constitutiv semnate de toti fondatorii.

Avocatul redacteaza o “incheiere de atestare” pe care o listeaza pe ultima pagina sau pe o foaie separata la fiecare exemplar original din actul constitutiv si din statut, si dupa ce delegatul sau delegatii asociatiei semneaza fiecare exemplar in fata lui, semneaza si avocatul si stampileaza fiecare exemplar din actul constitutiv si din statut inclusiv “incheierea de atestare” [ a datei, identitatii partii(lor), continutului actului si semnaturii partii(lor)].

Se plateste onorariul avocatial convenit,iar avocatul da delegatului asociatiei inapoi toate exemplarele de statut si act constitutiv atestate, mai putin cate un exemplar din fiecare, pe care si-l retine in arhiva proprie.

Asemanator decurge si procedura de autentificare a acestor acte la un notar public, daca s-a optat pentru varianta cu notarul, nu cea cu avocatul, desi varianta notariala este de regula mai putin favorabila ca si costuri….

8. Certificarea existentei patrimoniului initial
In cadrul sedintei adunarii generale de constituire a asociatiei s-a constituit “patrimoniul initial” mentionat anterior, de regula sub forma unei sume de bani. Aceasta in mod normal se inmaneaza persoanei sau persoanelor imputernicite de Adunarea Generala sa se ocupe de obtinerea personalitatii juridice.

Procedura de dovedire a existentei patrimoniului initial al asociatiei este similara cu cea privind capitalul social al unei firme in curs de constiturie, si anume implica depunerea sumei respective la o banca, ce va elibera actul doveditor al depunerii sumei. De acesti bani asociatia, desi constituita, nu va putea beneficia efectiv deocamdata (ridicare de numerar, efectuare de plati prin virament bancare etc.), ci doar dupa ce dobandeste personalitate juridica. Din acel moment, respectivul cont poate deveni operational, ca un cont bancar obisnuit, sau se poate transfera suma in contul bancar deschis de asociatie la o alta banca, daca se decide sa nu utilizeze in continuare serviciile bancii la care a depus patrimoniul initial.

Cel mai bine este ca, pentru economie de timp si de fonduri, sa se aleaga o banca la care asociatia sa ramana client si dupa dobandirea personalitatii juridice, deci nu doar pentru dovedirea constituirii patrimoniului initial. In acest sens trebuie studiate in detaliu conditiile pe care le ofera diversele banci pentru asociatiile care vor sa efectueze procedura de depunere a patrimoniului initial dar si (sau mai ales) sa isi deschida si sa opreze conturi bancare.

Concret, trebuie aflate in detaliu taxele si comisioanele de depunere a patrimoniului initial, de deschidere si de administrare de cont, comisioanele pentru diverse operatii, cat de rapide si comode sunt diversele proceduri, daca se pot efectua unele dintre acestea si la distanta sau prin Internet si cu ce costuri, daca si ce tipuri de carduri se emit pentru acele conturi si in ce conditii, ce bonitate are banca, daca are sedii/puncte de lucru multe si cu ce raspandire geografica, daca au orar favorabil asocaitiei etc.).

Este recomandabil sa se solicite si opiniile altor persoane, dar sa se tina cont de faptul ca, de regula, conditiile pe care bancile le ofera ONG-urilor difera de cele pe care le ofera persoanelor fizice, respectiv societatilor comerciale si altor operatori economici. Astfel se poate face o alegere care sa fie favorabila asociatiei. Desigur ca in timp se pot deschide conturi (si) la alta banca, dar nu este practic sa se schimbe in mod repetat banca, de aceea este important sa se faca din start o alegere buna…

Concret, dupa luarea deciziei de optiune pentru o anumita banca, se va merge la un punct de lucru al acesteia – preferabil la cel mai apropiat de sediul asociatiei. Din pactea asociatiei va merge persoana sau persoanele care au fost imputernicite prin actul constitutiv sa se ocupe de obtinerea personalitatii juridice. De obicei banca va solicita prezentarea actului de identitate al delegatului asociatiei si prezentarea in original a statutului si actului constitutiv, eventual si a dovezii de disponibilitate a denumirii si a actelor ce dovedesc sediul. De asemenea, banca va solicita depunerea unui set de copii de pe aceste acte sau va efectua ea insasi, pe loc, copierea lor. Este posibil sa solicite reprezentantului asociatiei sa semneze copiile respective pe fiecare pagina pentru a certifica pe propia sa raspundere conformitatea lor cu originalul.

Se vor face formalitatile de depunere a sumei respective, completand si semnand cererile / formularele respective si achitand taxele si comisioanele aferente, conform procedurilor specifice bancii in cauza. Se recomanda ca asociatia sa obtina si pastreze cate o copie de pe fiecare document completat sau semnat la banca, precum si “conditiile generale de afaceri” si alte documente care reglementeaza relatia contractuala cu banca respectiva. Totodata se depune in numerar suma reprezentand patrimoniul initial al asociatiei, primind de la banca o chitanta de depunere numerar sau un document echivalent, cu stampila bancii si semnatura functionarului bancar, ce atesta depunerea sumei, cuantumul ei, identitatea depunatorului, beneficiarul (asociatia) si faptul ca reprezinta patrimoniul initial al acesteia.

De pe acea chitanta sau alt document emis de banca, atestand depunerea patrimoniului initial, se vor face minim 7 copii “xerox”, in vederea depunerii lor la dosarul de obtinere a personalitatii juridice, ca va fi inaintat la judecatorie, iar originalul documentului va fi pastrat in contabilitatea asociatiei si o copie in arhiva ei, alaturi de actele constitive.

Dupa ce asociatia a obtinut personalitate juridica, suma depusa va putea fi folosita pentru a face plati sau a deconta plati deja facute de asociatie in cursul demersurilor de infiintare si obtinere a personalitatii juridice ( rechizite, copii xerox, onorarii, taxe de timbru si timbru judiciar…). Prin urmare, dupa cum s-a mentionat deja, “patrimoniul initial” nu e o suma ce trebuie sa stea imobilizata intr-un cont, cum e cazul “capitalului social” al societarilor comerciale, ci se cere doar sa se demonstreze ca s-a constituit si exista acea suma la momentul infiintarii asociatiei, ea putand fi apoi cheltuita, nefiind astfel un cost distinct de cele cu onorariile avocatului, taxe de timbru, copii xerox….

9. Stabilirea si dovada existentei sediului
Asa cum orice persoana fizica are un “domiciliu”, tot asa si asociatia ( ca orice persoana juridica) trebuie sa aiba un “sediu”. Cum persoanele fizice, pe langa domiciliu, pot avea si o “resedinta”, si asociatia trebuie sa aiba un sediu social principal, care trebuie mentionat in statut si actul constitutiv, dar poate ulterior sa isi deschida si sedii secundare / puncte de lucru, unde sa functioneze efectiv sub anumite aspecte. Declararea unui sediu social principal este o chestiune mai mult formala, pentru ca la acea adresa i se vor trimite eventuale comunicari scrise din partea autoritatilor sau tertilor, dar asociatia nu este obligata sa functioneze efectiv la acea adresa, cu atat mai putin sa desfasoare acolo activitati de relatii cu membrii sau cu publicul. Inclusiv pentru corespondenta obisnuita se va putea indica o alta adresa…

Asociatia poate din start sa declare ca nu va desfasura activitate specifica cu membrii si cu publicul la sediul social. O asemenea precizare este utila in caz ca sediul este declarat intr-o locuinta situata intr-o cladire cu mai multe locuinte, unde ar putea fi probleme cu vecinii si asociatia de proprietari daca s-ar lasa sa se inteleaga ca respectivul apartament unde se declara sediul viitoarei asociatii va functiona efectiv ca sediu cu activitate de relatii cu persoane legate sau interesate de asociatie si deci se schimba caracterul de locuinta a acelui spatiu.

In paranteza trebuie precizat ca nu este obligatoriu sa se instaleze acolo pe viitor o firma, afis sau alt semn exterior care sa indice ca in acel apartament / camera este declarat sediul respectivei asociatii, mai ales daca nu se desfasoara activitate de relatii cu publicul sau cu membrii, dar este recomandabil sa se instaleze o cutie postala distincta sau sa se treaca denumirea asociatiei pe cutia postala aferenta respectivei camere, apartament sau scara / cladire.

Concret, asa cum s-a amintit anterior, cea mai simpla si convenabila varianta este sa se declare sediul acasa la unul dintre membrii fondatori, de preferinta la presedinte sau alta persoana care are calitatea de reprezentant legal sau la alt membru al conducerii, care sa fie si proprietarul acelui apartament / spatiu sau sa fie in bune relatii cu proprietarul.

Ca acte doveditoare se va incheia un “contract de comodat” intre proprietar si asociatie, contract din care asociatia va retine minim doua exemplare originale, si la care se va anexa cate un extras actualizat de carte funciara sau o copie legalizata a titlului de proprietate sau alt asemenea act care sa ateste ca cel care da asociatiei in comodat ( = “imprumut de folosinta”) acel spatiu are dreptul sa faca acest lucru. Contractul de comodat este un fel de contract de inchiriere dar cu chirie zero… Nu e nevoie sa fie autentificat la notar sau atestat de un avocat ( desi nu strica….), trebuie insa obligatoriu sa fie semnat de proprietar si de reprezentantul legal al asociatiei, sa fie datat si sa rezulte clar ca prin acest contract proprietarul (sau alt titular legal al spatiului respectiv) este de acord ca acolo sa fie sediul oficial al asociatiei, indicand eventual si durata contractului.

Modele de contract de comodat se pot gasi si pe Internet si se pot usor adapta acestui caz specific. Este bine sa fie stabilite clar si drepturile si obligatiile partilor. De exemplu ar trebui clarificat daca cel ce beneficiaza de comodat va trebui sau nu sa contribuie, si in ce proportie, la cheltuielile de intretinere/ utilitati pentru spatiul respectiv (apa-canal, energie electrica, incalzire, salubritate etc.). De asemenea e bine de stabilit clar cu privire la spatiul propriu-zis de sediu daca dreptul de utilizare este exclusiv sau neexclusiv, daca si in ce conditii va exista drept de acces la spatii comune, daca e cazul ( ex. hol, baie / grup sanitar, bucatarie, magazie, beci, garaj, curte…), daca spatiul este nemobilat sau are anumite dotari de mobilier, aparatura de birotica sau conexiuni de telecomunicatii si fac si acestea obiectul comodatului, daca cel ce primeste spatiul in comodat are dreptul si / sau obligatia sa faca anumite lucrari, si in ce conditii ( de ex. instalare cablaje pentru retele proprii de comunicatie, cutie postala proprie, firma exterioara, instalatie de supraveghere / alarma, dispozitive de siguranta antiefractie suplimentare fata de cele existente)…

De precizat ca exista si judecatorii care au solicitat sau au acceptat, in plus sau in loc de contractul de comodat, o declaratie autentificata notarial, data de proprietarul / titularul spatiului respectiv, cum ca este de acord ca acolo sa fie si sediul asociatiei, precizand sau nu si detaliile si conditiile acestui acord.

Exista desigur si alte posibilitati de a dovedi sediul declarat – dar sunt mai rare sau mai putin avantajoase. De exemplu exista teoretic posibilitatea ca sediul sa fie din start proprietatea asociatiei, dar e rarissim cand cineva doneaza un spatiu unei asociatii care abia se infiinteaza. Sau se poate inchiria un spatiu, daca asociatia are resursele necesare, caz in care se incheie un contract de inchiriere intre asociatie si proprietarul sau uzufructuarul sau alt titular al spatiului ce are dreptul sa il inchirieze, contract ce implica evident plata periodica a chiriei si impozitarea acesteia… De asemenea, este teoretic posibila primirea unui spatiu in folosinta gratuita de la o persoana juridica (de exemplu o institutie publica), caz in care se anexeaza deciza acelei institutii (act cu antet, numar si data de inregistrare, semnatura reprezentantului legal si stampila rotunda a institutiei, plus eventualul contract incheiat in acest sens…)

Daca sediul declarat este intr-un spatiu cu destinatia de locuinta, situat intr-o cladire cu mai multe locuinte, va fi probabil nevoie de acordul scris al vecinilor care au pereti directi cu apartamentul in cauza si de acordul asociatiei de proprietari ( dat in conditiile stabilite de legislatia privind locuintele respectiv cea privind asociatiile de proprietari, si de statutul respectivei asociatii – in acest sens trebuind luata legatura cu administratorul sau presedintele asociatiei de proprietari in cauza). Practica nu este unitara in aceasta privinta, unele judecatorii necerand acordul vecinilor, ci doar al asociatiei de proprietari, altele necerand nici un acord in cazul asociatiilor si altor organizatii non-profit, sau altele cerand doar in cazul in care nu s-a specificat ca asociatia nu va desfasura activitate specifica la sediu care se implice venirea acolo a altor persoane ( membri, public…).

10. Plata si dovedirea achitarii taxei de timbru si a timbrului judiciar
Se va cumpara de la o unitate a Postei Romane un “timbru judiciar” de 0,3 lei (preferabil 2-3 bucati). Atentie, a nu se confunda cu timbrele postale, nici cu “timbrele fiscale”!

Se va achita “taxa de timbru judiciar” de 19 lei in contul unitatii administrativ-teritoriale in cauza (municipiu, oras, comuna in care isi are sediul asociatia). Achitarea se poate face la unitatile Postei Romane, sau / si la CEC sau la alte institutii, in functie si de conventiile incheiate de autoritati cu diversele structuri care au infrastructura de incasare de fonduri. In acest sens ar trebui intrebat / verificat afisajul la Judecatorie sau / si la Posta, deoarece au fost si probabil vor mai fi modificari in domeniul modului de plata a taxelor judiciare de timbru. In principiu nu este nevoie de cunoasterea si indicarea numarului de cont in care trebuie achitata taxa, pentru ca este cunoscut de respectivele unitati care fac incasarile. E bine de stiut ca adesea exista ghiseu postal chiar in cladirea judecatoriei respective, putanduse achita acolo respectiva taxa judiciara de timbru. Se vor face minim trei (foto)copii ale chitantei respective (de plata a taxei de timbru judiciar), una urmand a fi pastrata in arhiva si una in contabilitatea asociatiei, deoarece originalul (si eventual si cel putin o copie) va trebui anxat cererii ce trebuie depusa la Judecatorie si va ramane acolo, la dosarul asociatiei.

11. Depunerea dosarului la judecatorie
Cand sunt gata toate actele si pregatirile amintite anterior, urmeaza depunerea dosarului la judecatoria de care apartine sediul declarat al asociatiei. In acest sens se completeaza, de catre persoana desemnata prin actul constitutiv sa se ocupe de obtinerea personalitatii juridice, o cerere-tip (ANEXA 5), numita “cerere de inscriere in vederea dobandirii personalitatii juridice”, in doua exemplare.

Se anexeaza (uneia dintre cele doua exemplare ale cererii) urmatoarele acte:
a) act constitutiv (5 sau 6 exemplare originale atestate)
b) statut (5 sau 6 exemplare originale atestate)
c) actele care fac dovada sediului: contractul de comodat sau inchiriere, actul de atestare a proprietatii celui care da in comodat sau chirie acel spatiu (extras de carte funciara sau copie legalizata a actului de proprietate etc.). Eventual, in plus sau in loc de contractul de comodat, dupa cum cere judecatoria respectiva, va trebui depusa o declaratie autentificata notarial a proprietarului spatiului cum ca este de acord sa functioneze in spatiul sau sediul asociatiei, si eventual va trebui, daca e cazul si daca se cere, si acordul scris al vecinilor si / sau al asociatiei de proprietari. Toate aceste acte vor trebui depuse intr-un exemplar original si 4 sau 5 seturi de copii.
d) actele care fac dovada patrimoniului initial: 5 sau 6 exemplare (in copie xerox) ale chitantei sau altui document echivalent emis de banca, ce atesta depunerea patrimoniului initial. De asemenea, se va prezenta judecatorului de serviciu, spre confruntare, la cererea acestuia, chitanta / documentul original. Este posibil chiar ca unii sa pretinda retinerea temporara la dosar si a orginialului. De aceea delegatul asociatiei este bine sa aiba asupra lui originalul chitantei cu ocazia depunerii dosarului.
e) cazierele fiscale ale membrilor fondatori ( in original si in cate 4 sau 5 seturi de copii). De mentionat ca unele judecatorii solicita doar un exemplar din caziere (desigur originalele), si alte judecatorii se intampla chiar sa “uite” sa le solicite.
f) dovada disponibilitatii denumirii, eliberata de Ministerul Justitiei ( un original si 4 sau 5 copii)
g) timbru judiciar de 0,3 lei;
h) chitanta de plata a taxei de timbru judiciar de 19 lei (original si 4 sau 5 copii).

De subliniat ca toate actele de mai sus, cand sunt mentionate ca si “copii” [nu “copii legalizate”], referirea este la (foto)copii simple (numite popular “copii xerox”), dar pe care cel care le depune va face pe fiecare pagina mentiunea “conform cu originalul” si va semna pentru a atesta pe propria sa raspundere conformitatea cu originalul.

De subliniat ca este bine ca asociatia sa pastreze cate un exemplar (copie xerox) din toate actele din dosarul ce va fi depus la judecatorie.

Dosarul se depune la registratura judecatoriei respective. In mod concret, se prezinta mai intai, in principiu, spre verificare, la “judecatorul de serviciu”, care are de obicei ghiseu / birou alaturi de ghiseul propriu-zis de registratura. Daca dosarul este “in regula” din punct de vedere al formei (adica exista cererea conform modelului prevazut de lege si sunt anexate actele prevazute de lege), judecatorul de serviciu dispune inregistrarea lui, si functionarul care face efectiv munca de registratura da numar dosarului (aplicand stampila judecatoriei, cu numar si data de inregistrare) pe ambele exemplare din cerere, si inmaneaza reprezentantului asociatiei unul din exemplarele cererii de inscriere, ca dovada a depunerii dosarului.

Teoretic cererea cu anexele ei se pot trimite la judecatorie si prin posta, nu doar depune direct la registratura. Avantajul in acest caz este ca nu e nevoie de o deplasare la sediul judecatoriei respective, dar dezavantajele posibile sunt mai multe, asa ca in principiu nu este de recomandat acest mod de procedare.

12. Judecarea cererii de inscriere in vederea dobandirii personalitatii juridice
Judecatoria este obligata sa analizeze si sa se pronunte asupra cererii de inscriere depuse, in termen de trei zile de la inregistrarea ei. Din cauza marii aglomerari a instantelor si din alte motive se intampla in practica destul de frecvent sa nu se respecte acest termen foarte scurt….

Exista o neclaritate si controversa legala si din aceasta cauza practica difera de la o judecatorie la alta. Astfel, unele judecatorii analizeaza cerearea asociatiei in “camera de consiliu”, nu in “sedinta publica”, si de obicei nici nu citeaza reprezentantul asociatiei si nu considera ca ar fi nevoie de prezenta lui sau a altor persoane cand judecatorul desemnat la nivelul judecatoriei respective pentru probleme tinand de asociatii si fundatii analizeaza dosarul. Alte judecatorii aplica procedura obisnuita specifica proceselor propriuzise si citeaza asociatia, striga cauza in sala de judecata, acorda cuvantul reprezentantului asociatiei si procurorului, daca sunt prezenti etc. Indiferent de procedura in care decurge analizarea de catre judecator a cererii, daca totul este in regula, se pronunta o hotarare judecatoreasca – numita “incheiere” – de admitere a cererii si de dispunere a inscrierii asociatiei in Registrul Asociatiilor si Fundatiilor.

Numai in mod exceptional, daca ceva nu este in regula in dosar, judecatorul in cauza amana decizia si trimite citatie asociatiei, ii acorda termen ca sa aduca actele lipsa sau sa inlocuiasca cele care nu sunt in regula sau sa ofere explicatiile necesare, si apoi se pronunta. In anumite cazuri se solicita si opinia Parchetului de pe langa respectiva judecatorie. Contra unei eventuale respingeri a cererii se poate face recurs, conform legii, ca in cazul atacarii altor hotarari judecatoresti. Dar in practica se intampla foarte rar ca o cerere depusa de o asociatie nou-infiintata sa fie respinsa si sa se ajunga la recurs. Daca totusi se ajunge aici, este recomandabil a se apela la serviciile unui avocat cu experienta in acest domeniu.

Rezultatul judecarii cererii depuse de asociatie este de regula pozitiv pentru aceasta, si poate fi aflat mai nou in mod normal cel mai rapid si comod de pe Internet, pe site-ul http://portal.just.ro mergand la judecatoria respectiva, in sectiunea “dosare”, cautand dupa numarul de dosar respectiv. Alternativa este sa se intrebe la serviciul de arhiva al judecatoriei respective sau la grefierul care se ocupa de ONG-uri. De regula este un anumit grefier, care are un anumit orar pentru problemele legate de asociatii si fundatii, numai in anumite zile sau ore pe saptamana.

13. Comunicarea si definitivarea hotararii judecatoresti de acordare a personalitatii juridice
“Incheierea” (cum se numeste in acest caz hotararea judecatoreasca prin care s-a admis cererea asociatiei de inscriere in vederea dobandirii personalitatii juridice si s-a dispus inscrierea ei in registrul asociatiilor si fundatiilor), desi trebuie pronuntata in termen de trei zile de la inregistrarea cererii, se poate obtine practic, ca si document oficial, numai dupa ce este redactata, ceea ce poate dura de la cateva zile la cateva saptamani. Uneori prin rugaminti si insistente la grefierul care se ocupa de problemele asociatiilor si fundatiilor se poate obtine o urgentare a redactarii ei…

Un exemplar din aceasta hotarare judecatoreasca in principiu se comunica prin posta sau curier al judecatoriei (“agent procedural”), la sediul declarat al asociatiei. In practica este mai bine si rapid sa se deplaseze reprezentantul legal al asociatiei (sau cel desemnat de adunarea generala de constituire sa se ocupe de obtinerea personalitatii juridice, daca e o persoana diferita) la sediul judecatoriei, la grefierul care se ocupa (si) de asociatii si fundatii, la biroul acestuia, in orarul anuntat pentru aceasta problema, si, legitimandu-se cu actul de identitate, sa preia personal un exemplar din hotararea judecatoreasca, semnand de primire (daca “incheierea” respectiva este deja redactata – in caz contrar va trebui sa revina la o data ulterioara).

In mod normal, delegatul asociatiei primeste inapoi, anexate la acel exemplar din hotararea judecatoreasca, si cate un exemplar din documentele depuse la dosar ( anexate “cererii de inscriere”) – adica cate un exemplar din statut, actul constitutiv, dovezile de sediu si de patrimoniu initial si eventual si din alte acte, cu mentiunea scrisa ca sunt parte integranta din incheiere si stampilate pe fiecare pagina cu stampila judecatoriei.

Este de mentionat ca exista judecatorii care nu anexeaza din oficiu si acest set vizat de acte constitutive, ci asteapta sa fie solicitate de asociatie, verbal sau in scris, sau chiar refuza sa restituie din oficiu un exemplar vizat al actelor constitutive, caz in care vor trebui solicitate copii certificate respectiv legalizate de la avocatul respectiv notarul care a atestat respectiv autentificat acele acte, sau se vor solicita si obtine de la judecatorie copii certificate de pe respectivele inscrisuri prin procedura obisnuita, dar care implica depunerea unei cereri si plata unor taxe de timbru si timbru judiciar pentru fiecare pagina si exemplar…

Trebuie tinut cont de faptul ca hotararea judecatoreasca primita in modul aratat mai sus nu este “[definitiva si] irevocabila”, putand fi “atacata cu recurs” in termen de 5 zile de la comunicare (sau de la pronuntare, daca cei in cauza au fost de fata, ceea ce de regula nu este cazul). Recurs poate face atat asociatia (care insa nu are nici un interes sa atace hotararea, daca ii este favorabila), cat si Parchetul (procurorul), pentru ca si acestuia i se comunica (uneori cu intarziere fata de momentul in care este comunicata asociatiei) respectiva hotarare. Parchetul ( fosta “procuratura”) face recurs contra incheierii de admitere a cererii de inscriere a asociatiei numai in cazuri exceptionale, cand considera ca scopul, obiectivele sau mijloacele pe care si le propune asociatia sunt contrare legii. In tot cazul, la ora actuala, nici instanta judecatoreasca, nici procurorul, nici vreun minister au alta autoritate publica sau alta persoana, nu se pot opune infiintarii unei asociatii pe motive de oportunitate, ci numai de legalitate.

Ca si pasi concreti pentru obtinerea hotararii judecatoresti irevocabile de acordare a personalitatii juridice si inscriere a asociatiei in Registrul Asociatiilor si Fundariilor, se redacteaza mai intai, in cate doua exemplare, o serie de cereri:
– cerere (impropriu numita curent “de definitivare”) a incheierii (conform modelului din ANEXA 6)
– cerere de emitere a certificatului de inscriere (conform modelului din ANEXA 7)
– cerere de eliberare de copii legalizate ale incheierii ( conform modelului din ANEXA 8)

Se cumpara de la posta minim 10 timbre judiciare de 0,15 lei si se platesc cate minim 4 taxe de timbru judiciar de cate 2 lei ( la posta sau la alta unitate – a se vedea precizarile anterioare referitoare la plata taxelor de timbru) in numele asociatiei si in beneficiul bugetului local respectiv. Ca si in cazul taxei de timbru anexate cererii de inscriere, si in acest caz se face cate o copie xerox de pe chitantele respective. Copiile vor fi apoi introduse si pastrate in contabilitatea asociatiei, in locul originalelor chitantelor, deoarece, in acest caz, originalele vor ramane la judecatorie. Este una din putinele situatii cand in contabilitate e valabila ca act justificativ copia xerox a documentului de plata, nu originalul.

Dupa circa o saptamana de cand s-a comunicat ( postal sau prin preluare de catre delegatul asociatiei direct de la grefa judecatoriei) hotararea judecatoreasca respectiva, se merge din nou la acel grefier si se verifica daca a expirat termenul in care se putea face recurs contra acelei hotarari: Daca a fost comunicata si parchetului de minim 5 zile si nimeni nu a facut recurs, inseamna ca hotararea respectiva a devenit “[definitiva si] irevocabila prin nerecurare”, si asociatia a dobandit personalitate juridica, astfel incat acum mai trebuie doar obtinute dovezile / actele care atesta acest lucru.

Prin urmare, daca grefierul confirma ca hotararea “a ramas [definitiva si] irevocabila”, se va inmana acestuia cererea de definitivare, hotararea judecatoreasca (exemplarul primit anterior), un timbru judiciar de 0,15 lei si o chitanta de plata a taxei judiciare de timbru de 2 lei. Grefierul va pune pe respectiva hotarare mentiunea “[definitiva si] irevocabila prin nerecurare”, ii va aplica timbrul judiciar si stampila judecatoriei si va semna sau duce la semnat si apoi va restitui respectiva hotarare, pastrand cererea la care va anexa matca timbrului si chitanta de achitare a taxei de timbru. In mod normal aceste proceduri se efectueaza pe loc, dar sunt cazuri (mai ales cand grefierul respectiv este sau se pretinde a fi foarte aglomerat) cand se sugereaza solicitantului sa lase cererea grefierului sau sa o depuna prin registratura si sa revina ulterior (de exemplu dupa o saptamana) la acel grefier care se ocupa de ONG-uri, ca sa preia exemplarul de hotarare judecatoreasca cu mentiunea de “definitiva si irevocabila”.

Odata obtinut exemplarul de incheiere cu mentiunea irevocabilitatii, se realizeaza minim 5 copii xerox de pe acesta. Ca detaliu practic, este de stiut ca de obicei exista un serviciu comercial de copiere de acte chiar in incinta judecatoriei!. Se revine la grefierul in cauza cu acele copii, si in plus cu cererea de legalizare de copii si cate un timbru judiciar de 0,15 lei si cate o chitanta de plata a taxei judiciare de timbru de 2 lei pentru fiecare copie legalizata solicitata. Grefierul va legaliza acele copii prin aplicarea mentiunii “conform cu originalul”, timbrare, stampilare si semnare, analog “definitivarii” hotararii descrisa in paragraful anterior, si apoi le va inmana solicitantului, pastrand un exemplar din cerere, matca timbrelor si chitantele. Si in acest caz legalizarea copiilor si inmanarea lor se face in mod normal o va face pe loc, dar pot fi cazuri in care se solicita lasarea cererii sau depunerea ei la registratura si revenirea ulterioara pentru preluarea copiilor legalizate.

Odata cu cererea de definitivare a hotararii se va inmana grefierului si cererea de eliberare a “certificatului de inscriere”. Acesta este un document emis de judecatorie (si este oarecum un echivalent al “certificatului de inmatriculare” pe care il primesc operatorii economici de la Registrul Comertului). In mod normal certificatul ar trebui sa fie deja redactat, si deci se va inmana pe loc, imediat dupa depunerea cererii, delegatul asociatiei semnand de primire. Daca nu este inca redactat, se poate redacta pe loc (fiind un text de numai cateva randuri, pe o hartie obisnuita, fara elemente de siguranta sau alte caracteristici speciale). Nu este exclus insa sa se refuze redactarea pe loc si sa se solicite revenirea ulterioara pentru preluare, eventual chiar preluarea directa a cererii putand fi revuzata si putandu-se indica sa fie depusa prin registratura. De mentionat ca cererea de eliberare a certificatului de inscriere nu necesita anexarea nici unui alt inscris, si nici timbru judiciar sau chitanta de achitare a vreunei taxe de timbru judiciar sau alta taxa (desi s-au inregistrat situatii in care anumite judecatorii au cerut pentru emiterea sa plata unei taxe de timbru – de 2 lei – si timbru judiciar – de 0,15 lei).

Acest “Certificat de inscriere” (redactat pe formularul-model din ANEXA 9) poarta semnatura si stampila judecatoriei si indica numarul si data la care asociatia a fost inscrisa in registrul special tinut de judecatorie, numit “Registrul Asociatiilor si Fundatiilor” (Echivalentul “Registrului Comertului” in care sunt inregistrate societatile comerciale si alte categorii de operatori economici). Desi dupa forma pare un act fara valoare ridicatra, acest certificat trebuie pastrat cu multa atentie, fiind actul cu care se face dovada personalitatii juridice a asociatiei, a denumirii si sediului ei.

14. Proceduri ulterioare
14.1 Obtinerea certificatului de inregistrare fiscala
Reprezentantul legal al asociatiei sau un imputernicit al acestuia va merge la Administratia Finantelor Publice de care apartine sediul asociatiei, avand asupra sa actele constitutive in original (hotararea judecatoreasca irevocabila, statutul si actul constitutiv, dovada de sediu si de patrimoniu initial, certificatul de inscriere) si un set de copii xerox de pe acestea, certificate de el ca fiind conforme cu originalul (prin trecerea mentiunii respective si semnare pe fiecare pagina).

Se va completa formularul-tip de cerere de inregistrare fiscala, in doua exemplare. Formularul are cod 010 si se obtine de la respectiva Administratie a Finantelor Publice, sau se poate descarca de pe site-ul ei de Internet sau de pe cel al Agentiei Nationala de Administrare Fiscala, in format .pdf: http://www.anaf.ro/public/wps/portal/ANAF/AsistentaContribuabili/formulare Forumularul respectiv are instructiuni detaliate de completare. Pare stufos dar numai putine rubrici vor trebui completate in acest stadiu initial al asociatiei.

Printre altele, in formularul mentionat, la “domiciliu fiscal” se va trece in principiu sediul social principal. Alta adresa se trece numai daca din start asociatia isi va pastra documentele si va desfasura activitatea “de birou” in materie financiar-contabila la o alta adresa decat cea indicata ca si sediu social principal, ceea ce de regula nu este cazul.

La rubrica numita “codul CAEN” se va trece codul in care se incadreaza cel mai bine principala activitate pe care o va desfasoara asociatia, conform scopului, obiectivelor si mijloacelor / activitatilor prevazute in statut. CAEN-ul este o clasificare statistica a activitatilor (nu doar a celor propriu-zis economice, desi titlul asa sugereaza). Actualul nomenclator CAEN este cel aprobat prin Ordinul INS nr. 337 / 2007 si poate fi consultat si pe Internet, de exemplu la adresa http://www.cod-caen.eu. Organizatiile “de servicii” care presteaza diverse activitati in regim non-profit se incadreaza ca si activitate principala in acelasi cod CAEN ca si operatorii economici sau institutiile publice active pe aceeasi linie. In schimb organizatiile de tip militant se incadreaza de cele mai multe ori la diviziunea 94 ” Activitati asociative diverse” grupa 949 “Alte activitati asociative” clasa / codul 9499 “Activitati ale altor organizatii n.c.a.”. Codul CAEN va trebui cunoscut si inscris si pe alte formulare ce trebuie depuse cu diverse ocazii, dar nu are importanta esentiala pe care o are la operatorii economici, unde este inscris si in statut…

Se va depune deci un exemplar de cerere de inregistrare fisala la care se va anexa setul de copii de acte constitutive si un timbru fiscal de 3 lei, si se va prezenta functionarului respectiv, actele originale. Acesta le va confrunta cu copiile si le va restitui impreuna cu un exemplar al cererii, pe care este aplicata stampila cu numarul si data de inregistare a cererii. La depunere se va intreba si afla care este termenul in care va putea fi ridicat certificatul de inregistrare fiscala.

Dupa expirarea termenului (aflat anterior) de procesare a cereriise va reveni la Administratia Finanelor Publice in cauza, la ghiseul / inspectorul de care apartine adresa sediului asociatiei, cu copia cererii (pe care figureaza numarul de inregistrare). Se va primi “certificatul de inregistrare fiscala” al asociatiei, care cuprinde “codul de identificare fiscala” (CIF) care ii este atribuit (echivalentul CUI-ului de la firme), delegatul asociatiei semnand de primire.

Este recomandabil sa se faca mai multe copii xerox (simple) dar si cateva copii legalizate (la un notar public) ale acestui certificat de inregistrare fiscala, iar apoi originalul sa fie pastrat foarte atent si in siguranta, fara a fi inmanat vreodata altcuiva decat tot Administratiei Finantelor Publice, in caz ca trebuie facuta o modificare / preschimbare, daca intervine o modificare de sediu sau denumire a asociatiei.

14.2 Confectionarea unei stampile rotunde
Asociatia se va adresa unui atelier de profil (sunt multe active pe piata). Delegatul asociatiei va avea asupra sa hotararea judecatoreasca de acordare a personalitatii juridice si / sau certificatul de inregistrare fiscala si / sau certificatul de inscriere, in original sau copie legalizata, si o copie xerox simpla. Este de remarcat ca anumite ateliere de confectionari stampile solicita unul sau mai multe din actele amintite, altele nu solicita, nici macar spre vedere, vreun act, sau solicita doar actul de identitate al persoanei care comanda stampila.

Se va comanda o stampila rotunda cu denumirea asociatiei. Preferabil se vor comanda doua bucati, numerotate cu 1 si 2, dar in rest identice. Numerotarea diferita are rolul de a permite identificarea celei cu care a fost stampilat un anumit act, pentru ca vor fi folosite de regula de persoane diferite, sau una va fi pastrata ca rezerva, sau una va fi utilizata numai la sediu si alta in deplasare…

De obicei atelierul de stampile le produce pe loc sau in cateva ore, rareori in 1-2 zile. Costul variaza in functie de tipul de stampila, calitate, forma, dimensiune, daca e mono- sau bicolora, daca are si sigla asociatiei sau alte elemente grafice, daca solicitantul a dus modelul in format digital sau trebuie sa il conceapa respectivul atelier, si desigur depinde si daca este o firma “ieftina” sau “scumpa”. Astfel, un set de doua stampile rotunde pentru asociatie poate costa de la cateva zeci la cateva sute de lei.

14.3 Angajarea unui contabil
Actuala legislatie impune din pacate tuturor asociatiilor sa tina “contabilitate in partida dubla”, una destul de complicata si pe deasupra si diferita de cea pe care o tin societatile comerciale si respectiv institutiile publice, motiv pentru care nu sunt usor de gasit contabili care sa stie sa tina contabilitate pentru asociatii si sa o faca pro bono (gratis) sau la pret accesibil.

Merita totusi incercata gasirea unui contabil care sa accepte sa presteze, cel putin pentru inceput, serviciile de contabilitate necesare asociatiei in regim de voluntariat, mai ales ca initial asociatia nouinfiintat va avea probabil operatii patrimoniale putine si simple…

14.4 Activarea contului bancar
Daca asociatia este multumita de conditiile oferite de banca la care a depus patrimoniul initial, ea va ramane in continuare client al acesteia, urmand doar sa se faca activarea conturilor bancare. In acest sens, se va prezenta la banca, personal, reprezentantul legal al asociatiei, asa cum figureaza in actele constitutive (de exemplu presedintele sau directorul executiv), plus celelalte eventuale persoane care vor avea “drept de semnatura” in banca, avand toti asupra lor actele de identitate iar reprezentantul legal avand si stampila rotunda a asociatiei.

Reprezentantul legal va avea asupra sa si va prezenta bancii in original si celelalte acte nedepuse la depunerea patrimoniului initial (unele obtinute de asociatie intre timp): dovada de sediu ( daca nu s-a depus deja), hotararea judecatoreasca irevocabila, certificatul de inscriere si certificatul de inregistrare fiscala. De asemenea, se va depune la banca un set de copii a respectivelor acte, sau banca isi va realiza ea pe loc cu mijloace proprii copiile. Daca banca solicita, reprezentantul legal al asociatiei va certifica conformitatea acestor copii cu originalul prin semnarea copiilor pe fiecare pagina si aplicarea stampilei rotunde a asociatiei.

Se vor face formalitatile de deschidere (sau activare / transformare, daca se considera deja deschise) a conturilor in lei si in valuta (de regula in EUR, eventual si in USD si / sau alta valuta cu care asociatia estimeaza ca va opera), completand cererile respective si achitand eventuale taxe, conform procedurilor bancii in cauza, inclusiv stabilirea persoanelor “cu drept de semnatura” din partea asociatiei si stabilirea puterilor fiecaruia, si predarea specimenelor de semnaturi si de amprenta a stampilei.

Si de aceasta data se recomanda ca asociatia sa obtina si pastreze cate o copie de pe fiecare document completat sau semnat la banca, precum si “conditiile generale de afaceri” si alte documente care reglementeaza relatia contractuala cu banca respectiva, daca nu este deja in posesia lor sau daca acestea sau modificat intre timp, in intervalul scurs de la depunerea patrimoniului initial.

14.5 Recuperarea patrimoniului initial depus la alta banca
In cazul in care asociatia, dupa dobandirea personalitatii juridice, s-a decis sa isi deschida si opereze conturile bancare la o alta banca decat cea la care a depus patrimoniul initial, va deschide mai intai conturi la banca aleasa (a se vedea pentru alegerea ei si pentru deschiderea acestor conturi precizarile din subcapitolele anterioare), si apoi se va face transferul patrimoniului initial in noul cont bancar deschis.

In acest sens, reprezentantul legal al asociatiei se va prezenta la banca unde fusese depus patrimoniul initial avand asupra sa actul de identitate, stampila asociatiei si hotararea judecatoreasca irevocabila si certificatul de inscriere, plus eventual si certificatul de inregistrare fiscala si actele constitutive ale asociatiei, in original. Va face formalitatile de transfer conform tipicului bancii respective (probabil completarea, semnarea si stampilarea unui ordin de plata) si eventual formalitatile de inchidere a conturilor la banca la care se depusese patrimoniul initial, daca nu se mai doreste continuarea relatiei cu aceasta.

Odata ajunsa in contul bancar curent in lei al asociatiei suma reprezentand patrimoniul initial ( eventual diminuata cu valoarea taxelor si comisioanelor percepute de banca la care a fost initial depusa, daca ele nu au fost achitate separat), aceasta suma se poate ridica in numerar sau poate fi utilizata la efectuarea de plati prin virament sau in alte moduri specifice, conform conditiilor prevazute de lege si respectiv agreate cu banca ( sub aspectul plafoanelor de plati si de ridicare de numerar, termenelor, comisioanelor, sumelor minime ce trebuie sa existe in cont etc.)

14.6 Achizitionarea formularisticii financiar-contabile obligatorii
Odata cu abolirea “regimului special”, atat ca tiparire, cat si ca numerotare / inseriere in materia majoritatii formularelor si documentelor financiar-contabile, este teoretic posibil ca fiecare sa isi conceapa, redacteze si listeze treptat, dupa necesitati, formulare sau documente financiar-contabile gata completate, respectand normele legale in domeniu. Totusi, pentru o asociatie mica si / sau la inceput de drum, poate fi mai avantajoasa achizitionarea unor formulare nepersonalizate sau comandarea unora personalizate, pe suport de hartie, si completarea lor in mod clasic.

Astfel, se recomanda pentru inceput sa se achizitioneze, de la librarii sau alte unitati care comercializeaza sau produc tipizate nepersonalizate sau personalizate la comanda, cateva chitantiere ( 2-4 bucati, preferabil pe hartie autocopiativa, cu cate trei exemplare pe set), un facturier (o bucata, preferabil pe hartie autocopiativa, cu cate trei exemplare pe set), un registru-jurnal si un registru-inventar (la care vor trebui numerotate paginile, snuruite si parafate), un registru de casa, si eventuale alte documente tipizate financiar-contabile obligatorii sau optionale si considerate necesare, cum ar fi un bloc de ordine de deplasare, unul de dispozitii de incasare/plata, formulare de note contabile si balante de verificare etc. (In acest sens este recomandabil a se consulta un contabil priceput la contabilitatea organizatiilor non-profit).

14.7 Aflarea numarului de inregistrare in Registrul National ONG
Se va inainta cerere la Ministrul Justitiei pentru ca acesta sa comunice ce numar a atribuit asociatiei in Registrul National al Persoanelor Juridice Fara Scop Patrimonial ( numit in limbaj curent “Registrul national ONG”)

Nu exista un model sau formular-tip de cerere. Cererea se va face in scris, va contine datele de identificare ale asociatiei (denumire, sediu, numarul si data incheierii judecatoresti de admitere a cererii de inscriere, denumirea judecatoriei si numarul de inscriere in Registrul Asociatiilor si Fundatiilor), solicitarea de comunicare a numarului de inscriere in Registrul National ONG, semnatura reprezentantului legal al asociatiei si amprenta stampilei asociatiei. Cererea poate arata, de exemplu, ca cea din ANEXA 10. Cererea se va depune la registratura ministerului sau se va trimite prin posta (destinatar: Ministerul Justitiei, str. Apolodor nr.17 sector 5, Bucuresti). Ca raspuns la cerere, ministerul va trimite prin posta o adeverinta care certifica ce numar a fost atribuit asociatiei in Registrul National ONG.

Este de subliniat ca obtinerea acestei adeverinte nu este supusa nici unei taxe. De asemenea este de stiut ca acel numar din Registrul national ONG difera de numarul de inscriere in Registrul Asociatiilor si Fundatiilor de le Judecatorie (numar care este deja cunoscut din Certificatul de Inscriere). Trebuie precizat ca, informal, se poate de obicei afla numarul respectiv si de pe site-ul Ministerului Justitiei, http://www.just.ro, dar informatiile de pe acel site sunt greu de urmarit si sunt actualizate cu intarziere si lacune, iar informatia afisata acolo nu are o forta oficiala doveditoare asa cum are adeverinta emisa de catre minister pe suport de hartie, cu semnatura si stampila.

14.8 Luare in evidenta diverselor autoritati publice
Asociatia este obligata sa trimita o notificare, in scop de evidenta, la Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor (ONPCSB) conform modelului din ANEXA 11. Poate parea ciudat pentru o asociatie non-profit la inceput de drum, dar este o formalitate care trebuie indeplinita, desi poate fi considerata un exces de zel al autoritatilor, pentru ca de regula asociatia nici nu va ajunge in situatia de a trebui sa trimita vreo raportare la ONPCSB, pentru ca, daca nu este o organizatie-paravan pentru actiuni dubioase din punct de vedere moral si legal, este putin probabil sa faca operatii banesti cu numerar de peste 15.000 EUR sau sa fie implicata in alte asemenea chestiuni care pun problema verificarii in scopul evitarii spalarii banilor si finantarii unor activitati ilegale si care nu sunt derulate prin conturi bancare (pentru ca in acel caz eventualele raportari le fac direct bancile, nemaifiind obligata asociatia sa le raporteze la ONPCSB).

De asemenea, trebuie ca asociatia sa isi notifice existenta si intresul la autoritatile publice in a caror domeniu de competenta activeaza – de exemplu ministere, agentii si autoritati nationale, respectiv autoritati locale (primarii, consilii judetene). Nu exista un formular-tip sau model oficial in acest sens. Se poate folosi ca model exemplul din ANEXA 12.

Este util ca asociatia, daca este de tip militant / adovocacy / watchdog, sa isi notifice interesul de a fi informata din oficiu cu privire la proiectele de acte normative pe care diversele autoritati publice le elaboreaza in domeniul ei de interes, depunand in acest sens la autoritatile vizate notificari. Nu exista un formular-tip sau model oficial in acest sens, dar se poate folosi ca model exemplul din ANEXA 13.

* * *

In acest stadiu, procedura de “nastere” si organizare initiala esentiala a asociatiei este incheiata si ea se poate dedica activitatii propriu-zise pentru care a fost infiintata….

De obicei, toate procedurile expuse anterior dureaza in total intre cateva saptamani si cateva luni, in functie de mai multi factori, dintre care unii nu depind de cei care infiinteaza asociatia. Costurile totale se ridica la cateva sute de lei, daca asociatia a cautat si gasit un avocat care practica onorarii relativ reduse pentru atestarea actelor constitutive ( restul costurilor fiind practic fixe).

O idee buna este ca cei ce intentioneaza sa infiinteze asociatia sa ia legatura cu o asociatie din aceeasi localitate care si-a obtinut recent personalitatea juridica si sa afle de la aceasta concret de ce documente si in cate exemplare au avut nevoie, ce probleme au intampinat si cum le-au rezolvat etc.

Desigur, o cale facila dar mai costisitoare pentru fondatori este sa angajeze un avocat, cu conditia sa fie priceput la asemenea chestiuni, ceea ce nu este regula ci mai degraba exceptia in acest domeniu.

ANEXE:
ANEXA 1: Model de Act Constitutiv
ANEXA 2: Model de Statut
ANEXA 3: Formular-tip pentru Cerere pentru acordarea disponibilitatii denumirii
ANEXA 4: Model de Dovada a disponibilitatii denumirii emisa de Ministerul Justitiei
ANEXA 5: Formular-tip pentru Cerere de inscriere in vederea dobandirii personalitatii juridice
ANEXA 6: Model de Cerere de definitivare a hotararii judecatoresti
ANEXA 7: Model de Cerere de emitere a Certificatului de inscriere
ANEXA 8: Model de Cerere de eliberare copii legalizate ale hotararii judecatoresti
ANEXA 9: Model de Certificat de inscriere emis de judecatorie
ANEXA 10: Model de Cerere de comunicare a numarului de inscriere in Registrul National ONG
ANEXA 11: Model de Notificare catre ONPCSB
ANEXA 12: Model de Cerere de luare in evidenta autoritatii ca asociatie activa in domeniul respectiv
ANEXA 13: Model de Cerere de luare in evidenta ca parte interesata conform Legii 52 / 2003
ANEXA 14: Ordonanta Guvernului nr. 26 / 2000 privind asociatiile si fundatiile (extras)
ANEXA 15: Decretul nr.31 / 1954 privind persoanele fizice si persoanele juridice (extras)

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: